L'articolazione organizzativa "Segreteria, Protocollo, Archivio e Gestione dei Flussi Documentali" cura:

• la tenuta dell'agenda del Direttore Generale;
• l'apertura, lo smistamento e la archiviazione della corrispondenza personale del Direttore Generale;
• la gestione di tutti gli atti e i provvedimenti predisposti dal Direttore Generale;
• il raccordo con gli Uffici di Presidenza e della Direzione Scientifica e con le Strutture di Ricerca, nonché con gli gli altri Organismi dell'Ente (Consiglio di Amministrazione, Collegio dei Revisori dei Conti, Organismo Indipendente di Valutazione, Gruppo di Raccordo dei Direttori di Struttura, Consiglio Scientifico, ecc.);
• il Web Master della Direzione Generale;
• la predisposizione materiale di atti, provvedimenti e documenti, propedeutici, connessi e/o conseguenti all'esercizio delle funzioni direttoriali;
• il raccordo con gli Uffici e gli altri Servizi di Staff;
• la gestione dei flussi documentali, al fine di eseguire correttamente le operazioni di registrazione nel protocollo, di assegnazione, di classificazione, di fascicolazione, di reperimento e di conservazione di tutti i documenti, ivi compresi i documenti informatici;
• la registrazione nel protocollo informatico di tutti i documenti ricevuti e spediti dall'Istituto, ivi compresi i documenti informatici;
• la gestione delle procedure di annullamento delle registrazioni nel protocollo informatico;
• la produzione e la tenuta del registro giornaliero di protocollo e la eventuale attivazione del registro di emergenza;
• la classificazione e la archiviazione dei documenti con apposita segnatura;
• la raccolta, in appositi fascicoli informatici, di atti, documenti e dati, da chiunque formati, relativi ai procedimenti amministrativi;
• la gestione degli archivi, sia cartacei che informatici;
• la applicazione delle regole tecniche in materia di formazione, conservazione e misure di sicurezza dei fascicoli informatici e dei registri di protocollo;
• la gestione della casella di posta elettronica certificata della Amministrazione Centrale.